Resources

Artikelen die je gaan helpen

Balans tussen flexpool en forecast

Op het laatste moment ontdekken dat je niet genoeg flexkrachten beschikbaar hebt, waardoor je een inlener ‘nee’ moet verkopen. Dat kan nooit de bedoeling zijn. En toch blijkt dat te gebeuren omdat het voor veel uitzend- en detacheringsbureau’s lastig is om forecast en flexpool helder te krijgen. Heel vervelend natuurlijk, maar een uitdaging voor ons om mee aan de slag te gaan. Zodat onze software daarna de intercedent nog beter kan helpen bij het doen van haar werk: de juiste mensen op de juiste plek krijgen.

 

Inzicht en overzicht in forecast en flexpool

Uit veel gesprekken die wij met intercedenten voerden bleek dat zij nog te vaak, te laat ontdekken dat ze niet de juiste mensen beschikbaar hebben. Of dat zij te laat doorhebben dat flexkrachten bijvoorbeeld al hadden moeten doorstromen naar een hoger niveau. Iemands verlofverzoek goedkeuren is ook lastig als je de toekomstige vraag van de klant en de beschikbaarheid van andere flexkrachten niet duidelijk hebt. Allemaal problemen die wij hoorden bij de intercedenten die wij spraken. Voor ons was alles terug te voeren naar één structureel probleem: er mist overzicht en inzicht in de forecast en flexpool. Wij gingen de uitdaging aan!

 

‘Dankzij poolmanagement kun je vooruit gaan kijken en plannen; niet langer druk met brandjes blussen en full focus op de daily business.’

 

Intercedent regie terug over zijn flexpool

Dus gingen we met een team van ontwikkelaars aan de slag. Onze missie: de intercedent de regie over zijn flexpool teruggeven. Zodat zij eerder doorheeft wanneer problemen in haar flexpool zich aandienen. Maar hoe zorgen we daar nou voor? Volgens ons waren hiervoor twee zaken nodig: overzicht en inzicht. Overzicht omdat je wilt weten of je morgen, over twee weken of over een maand genoeg mensen hebt om aan de vraag van de inlener te voldoen. Daarnaast wil je omgekeerd ook weten of je genoeg werk hebt voor je flexkrachten; ook hen wil je immers tevreden houden. Helemaal nu de flexmarkt krapper wordt. Naast overzicht wil je inzicht op functieniveau: heb ik de juiste mensen voor de gevraagde functies beschikbaar? Zo niet, wanneer moet ik welke actie ondernemen (training, scholing) om ervoor te zorgen dat dit wel zo is?

 

Heldere balans tussen aanvragen en capaciteit

Overzicht en inzicht dus om zo de balans tussen aanvragen en capaciteit helder te krijgen. Daaruit ontstond poolmanagement. Een feature van PEP Grid waarmee je ziet hoe forecast en flexpool op elkaar aansluiten. En welke acties je moet ondernemen als dat niet zo is. Wat je hiervoor doet als intercedent is de forecast importeren. Dat kan gewoon door een Excelbestand waarin de toekomstige behoefte van je klant staat te importeren. Daarnaast vul jij – of je flexkrachten – de beschikbaarheid van de flexpool in. Zo zie je snel en eenvoudig of de vraag van je klant en je pool op elkaar aansluiten. Is dat niet het geval? Dan kun je als intercedent actie ondernemen. Je gaat dus weer doen waar je als intercedent goed in bent: ervoor zorgen dat de juiste mensen op de juiste plek terechtkomen. De administratieve last die daarbij hoort, neemt poolmanagement je grotendeels uit handen.

 

Voordelen op verschillende gebieden

Niet langer brandjes blussen en volledige focus op de daily business dus. In plaats daarvan kun je als intercedent met poolmanagement vooruit gaan kijken en plannen, zodat je niet meer op het laatst tegen problemen aanloopt. Een uitdaging blijft wel om de forecast op tijd van inleners te ontvangen. En om flexkrachten te motiveren om hun beschikbaarheid in te vullen. Maar als beide lukt, dan heb je er meteen profijt van, ook in andere onderdelen van je bedrijfsvoering. Leuk voor ons als ontwikkelaars was om te merken hoe gewenst deze feature is: tijdens de proefperiode zijn we bij klanten langs gegaan om te helpen met het instellen van poolmanagement. Steeds weer bleek dat dit weinig werk is, terwijl poolmanagement veel waarde toevoegt. Precies zoals we het in gedachten hadden.

 

‘Sluiten de vraag van je klant en je pool niet op elkaar aan? Dan krijg je dankzij Poolmanagement in PEP Grid tijdig inzicht om actie ondernemen.’

 

Over de auteur

Jochem Elsinga is softwareontwikkelaar bij Nedap Staffing Solutions en werkt met name aan PEP Grid. De afgelopen vijf maanden werkte hij met zijn collega's aan het ontwikkelen van Poolmanagement. Dat begon allemaal door samen met tientallen intercedenten te praten over hun werk. Om zo helder te krijgen waar behoefte aan was. Poolmanagement is de uitkomst van deze gesprekken.

 

Ontdek PEP Grid