Resources

Artikelen die je gaan helpen

Van aandacht naar administratie; was er een weg terug voor ons?

Lees hieronder het blog van Maarten Vodeb, Manager bij Wiertz Company over hoe zij als uitzendbureau administratie minimaliseerden en weer aandacht creëerde voor de mensen:

Robots die flexkrachten en klanten ontvangen? Niks voor ons. Voor ons draait de uitzendbranche om mensen; aandacht voor mensen en vanuit die persoonlijke aandacht de beste matches maken. Vanuit die gedachte zijn we ooit opgericht. Maar het bleek in een wereld vol digitalisering, online vacaturebanken en robots niet altijd makkelijk om aan dit ideaal vast te houden. Toch lukte het ons en realiseren we tegenwoordig meer en betere plaatsingen dan ooit! Ik deel graag onze reis met je: van ideaal, via bergen papier naar zeeën van tijd en aandacht.

Tegen de stroom in

Wij varen al sinds 1997 tegen de stroom in; de stroom van marktgedreven rendementsdenken die de uitzendwereld meevoert naar meer online, minder vestigingen, minder persoonlijk contact tussen intercedent, klant en kracht, geen contractenverlenging zodra het minder gaat, kortom; alles om het ROI maar in stand te houden. Wij geloven daar niet in. Wij geloven juist in offline tijd vrijmaken om elkaar beter te leren kennen, wij geloven in geen afleiding, in het belang van werk in het leven van mensen. Dat is ook waarom wij nog steeds al onze vestigingen hebben. Zodat we in gesprek kunnen blijven en onze mensen meteen bij ons aan het bureau zitten als er iets niet goed gaat. Dan kunnen we samen een oplossing zoeken. Onze groei laat zien dat er behoefte is aan onze persoonlijke aanpak. Maar om zo te kunnen werken is tijd nodig. Want alleen vanuit tijd kan oprechte aandacht ontstaan. En laat tijd nou net hetgeen zijn dat ons door de vingers dreigde te glippen…

Tijd voor uren of uren de tijd?

Ik herinner me nog goed dat we voor één van onze grootste klanten altijd op woensdag de verloningen deden, en hoe ik daar altijd tegen opzag. Die enorme stapel briefjes en urendeclaraties die op m’n bureau lagen te wachten; kriegelige, onleesbare handschriften, verfrommelde blaadjes, zelfs met bier doordrenkte bierviltjes met daar de uren opgekrabbeld. En dan was ik de hele dag bezig met alles ontcijferen en inkloppen in foutgevoelige Exel bestanden. Als het me al lukte om dat af te krijgen, kon ik alle onduidelijke en onleesbare zaken gaan nabellen. Het was werkelijk waardeloos! Want die hele dag en vaak een deel van de dagen erna, had ik geen tijd en aandacht voor mijn flexkrachten. Terwijl voor hen het werk gewoon doorging. Of niet, wat betekende dat ze mij des te harder nodig hadden! Maar ik kon er door alle administratieve rompslomp niet voor ze zijn.

‘In een paar minuten begreep ik hoe het werkte en wat het ons kon opleveren: tijd en aandacht voor onze krachten! En betere inzage in de behoeftes van onze klanten.’

Van 0 naar 700 in dertig seconden

Eenmaal werkzaam als kantoormanager zag ik op onze vestiging in Heerlen hoe in dertig seconden de verloning van zevenhonderd mensen geregeld werd. Mijn mond viel open. Ik kon mijn ogen niet geloven. ‘Kun je me dat nog een keer laten zien?’ wist ik nog net uit te brengen. Dat kon: ‘klik, klik’ en de uren stonden in het systeem. Geen onleesbare vodjes papier, geen nooit-helemaal-te-vertrouwen Excel bestanden, geen nabellen of sms’en. Daar wilde ik uitleg over. Het systeem waar mijn collega’s in Heerlen mee werkten bleek PEP te zijn. In een paar minuten begreep ik hoe het werkte en wat het ons kon opleveren: tijd en aandacht voor onze krachten! En betere inzage in de behoeftes van onze klanten. Want PEP bleek ook uitstekend data te verzamelen zodat wij beter zouden kunnen adviseren en anticiperen. Ik was PEP-fan. 

Game-changer

Inmiddels gebruiken we PEP op al onze vestigingen. Dat heeft ons spel volledig veranderd. We zijn terug bij waarom we zijn begonnen: tijd en aandacht voor onze krachten en klanten! De uren van onze flexkrachten worden automatisch geregistreerd doordat zij eenvoudig in- en uitklokken. Dat betekent geen handmatig overtypwerk meer, geen uitzoek- of rekenwerk met betrekking tot uurtarieven – PEP houdt immers automatisch rekening met verschillende uurtarieven en pauzes - en niet meer continu achter handtekeningen voor het accorderen van de urenbriefjes aangaan. Oftewel, een enorme tijdswinst! En daar zien we resultaat van: dankzij de volledige aandacht die wij onze klanten en krachten nu weer kunnen geven, ontstaan er weer echte gesprekken. Echt contact. En juist dat échte contact met al die verschillende mensen maakt het werken in de uitzendbranche zo leuk. Bovendien kunnen we op deze manier veel ondervangen. Heeft iemand problemen op zijn werk? Of op persoonlijk vlak? Dan is er weer tijd en ruimte om dat te bespreken en op te lossen. Zo kunnen we weer vanuit aandacht binden en boeien.

‘Échte gesprekken, écht contact. Terwijl PEP ons de administratieve rompslomp uit handen neemt.’

PEP op de achtergrond, aandacht op de voorgrond

En dat binden en boeien is precies waar we zo goed in zijn en wat we zo graag doen. Het is dat unieke stuk persoonlijke aandacht dat ervoor zorgt dat we uitgenodigd worden op de bruiloft van een oude kroegbazin die via ons schoonmaakwerk vond. Zij blij, wij blij en heerlijk staan te dansen met het hele team op haar bruiloft! Het is ook de reden dat flexkrachten op straat spontaan naar ons toekomen om ons nogmaals te bedanken voor het vinden van werk voor ze; zoveel kan dat betekenen voor iemand. We zien die persoonlijke aandacht ook terug in het bijzondere contact dat onze intercedent Mark Zever heeft met zijn flexkrachten. Hij vraagt recht op de man af: ‘Wat wil je nou precies?’ en weet hen te bereiken. Sommige krachten die bij concurrenten niet eens uitgenodigd zouden worden vanwege hun rauwe randje, hebben met hem een goed, vriendschappelijk gesprek. En hij weet ze te plaatsen. Die tijd en aandacht kunnen we alleen geven omdat we weten dat PEP op de achtergrond de meeste administratieve taken voor ons afhandelt. Geweldig leuk om zo ons werk te kunnen doen!

                  

→ Neem contact met ons op