Resources

Artikelen die je gaan helpen

Eén proces voor al mijn urenregistraties

Of ik een pilot wilde draaien om al onze urenregistraties en –declaraties voortaan via PEP te laten lopen. Ik hoefde niet lang na te denken omdat ik al goede ervaring had met PEP en het graag voor al onze opdrachtgevers en uitzendkrachten wilde inzetten. Maar niet al onze klanten waren meteen enthousiast. Bovendien waren er nog steeds uitzendkrachten die met een ondertekend bierviltje bij ons kwamen om hun uren te laten registreren. Ging dit me lukken?

Uren registreren op alle mogelijke manieren

Alle mogelijke manieren van uren registreren kwamen we tegen op onze kantoren in Nederland, Duitsland en Polen. Niet zo gek als je bedenkt dat er dagelijks ruim 3.500 uitzendkrachten bij 700 werkgevers via ons werken. Met meer dan 95 vaste medewerkers werkten we hard om dit allemaal soepel te laten verlopen, maar de administratie slokte ons op. Ouderwetse – vaak onleesbare - urenbriefjes, urenregistraties via mailtjes, foutgevoelige Excel bestanden, alles kwam voorbij. We waren het erover eens dat we te veel tijd (zeven tot acht uur per week) bezig waren met het registreren van uren en alle randzaken daaromheen. Terwijl wij toch echt geen energie kregen van al het papierwerk; het invoeren, controleren en nabellen. We konden ons hierdoor naar onze zin te weinig richten op onze core business: het maken van matches tussen opdrachtgevers en uitzendkrachten. PEP bood een mogelijke oplossing waar we mee aan de slag wilden.

Meer efficiënte

Wat we wilden bereiken met de pilot was het besparen van tijd op het verwerken van uren. We wilden de efficiënte verhogen om energie, tijd en aandacht over te houden voor onze opdrachtgevers, uitzendkrachten en het verbinden van die twee. Bovendien wilden we hen betere service bieden door één helder en overzichtelijk systeem aan te bieden waar ze hun uren altijd en overal goed konden registreren en indienen. PEP is heel handig in gebruik: even rondklikken en je kent het. Alles is heel overzichtelijk en je kunt in principe niks verkeerd doen, dat is een geruststellende gedachte.

Ons stappenplan

Voor twee klanten werkte ik al met Nedap PEP. Om al onze klanten om te zetten kozen we voor de volgende aanpak:

  • Stap 1: Nedap op de werkvloer

Nedap kwam een dag met ons meedraaien om te zien waar wij te druk mee waren. Om op basis hiervan te beoordelen of PEP ook daadwerkelijk de administratieve last voor onze medewerkers zou verlichten. Dat bleek zo te zijn, dus gingen we door naar stap 2.

  • Stap 2: infosessie voor al onze collega’s

We organiseerden een infosessie om al onze eigen medewerkers mee te nemen in de voordelen die PEP ons kon bieden. Zodat zij het idee achter deze overstap begrepen en het op hun beurt beter konden uitleggen aan opdrachtgevers en uitzendkrachten.

  • Stap 3: opdrachtgevers informeren

We stelden een persoonlijke mail op om onze opdrachtgevers op de hoogte te stellen van de overstap naar PEP. We legden uit wat onze redenen waren, welke voordelen PEP biedt en we voegden een handleiding bij zodat ze zelf alvast konden zien hoe makkelijk in gebruik PEP is.

  • Stap 4: nabellen van opdrachtgevers

Een week na de mailing belden we al onze opdrachtgevers na met de vraag of alles voor hen duidelijk was en of ze nog vragen hadden. Als er veel vragen of twijfels waren, maakten we een afspraak om alles face-to-face te bespreken.

  • Stap 5: uitzendkrachten informeren.

Via een mailing informeerden we al onze uitzendkrachten. We legden hen uit de voordelen van werken met PEP uit.

PEP inrichten

Toen alle voorbereidingen waren getroffen konden we PEP gaan inrichten. Dat deden we op basis van alle info die we verzameld hadden. PEP is op verschillende manieren in te richten. Door:

  • gewerkte uren te registreren,
  • werktijden te registreren,
  • uitzendkrachten te laten klokken.

Samen met Jonathan en Janine van Nedap PEP ben ik naar een aantal grote klanten toegegaan om de inrichting van PEP te bekijken en waar nodig te fine-tunen. Ook namen we live met hen de PEP-omgeving door. Een fijne manier om samen deze nieuwe werkwijze te starten.

Pilotweek overbodig

Nadat we dit alles doorlopen hadden was het de bedoeling om eerst een pilotweek te houden om daarna helemaal over te gaan. In die week wilden we PEP gebruiken voor al onze klanten en uitzendkrachten, maar daarnaast ook onze oude methoden van uren registreren hanteren. Het mooie was: we hebben geen druppend bierviltje, onleesbaar urenbriefje of onduidelijke e-mail meer gezien! De oude methodes had men niet meer nodig, zo bleek. PEP sloeg aan. Dat kwam in mijn ogen mede door onze goede voorbereiding, het meenemen van uitzendkrachten en opdrachtgevers in het traject en doordat we bij een aantal klanten de overstap in fases hadden laten verlopen. Bovendien konden we gedurende het hele voortraject rekenen op full-time ondersteuning van Nedap.

Minder administratieve last, meer tijd

Inmiddels registreert negentig procent van onze opdrachtgevers alle uren in PEP via de drie genoemde methodes. Voor kleine klanten die incidenteel uitzendkrachten inhuren via ons is het niet nodig, vandaar dat we niet op honderd procent zitten. Sinds we voor al onze opdrachtgevers over zijn gestapt naar PEP is iedere intercedent gemiddeld nog één uur per week bezig met het verwerken van uren. Voorheen was ieder gemiddeld drie uur bezig met alleen het inboeken. Met alle randzaken erbij – het nabellen, uitzoeken, scannen, mailen - waren het zo’n zeven à acht uur per week. Iedere nieuwe opdrachtgever laten we meteen zien dat en hoe wij werken met PEP.

Betere service voor uitzendkrachten en opdrachtgevers

Het mooiste van onze nieuwe manier van werken met PEP is dat we tijd overhouden om datgene te doen wat een intercedent behoort te doen: opdrachtgevers en uitzendkrachten verder helpen. Onze uitzendkrachten zijn erg tevreden; zij krijgen geen telefoontjes meer dat hun uren niet kloppen. Bovendien hebben wij meer tijd om hen persoonlijke aandacht te geven in plaats van alleen contact te hebben als er iets niet klopt met hun urenregistratie. Met de tijd en energie die wij overhouden kunnen we onze opdrachtgevers beter van dienst zijn, bijvoorbeeld met het maken van rapportages. Iets waar PEP ook heel erg geschikt voor is. Daarnaast kunnen we nieuwe plannen ontwikkelen en uitwerken om te groeien als organisatie.

→ Neem contact met ons op

→ Bekijk hier het verhaal van Tom op video