De ervaring van Wiertz company

PEP Flex

Hoe onleesbare of niet-ingeleverde urenbriefjes voortaan tot het verleden behoren

 

Het verzamelen en verwerken van urenbriefjes: voor veel intercedenten een bron van frustratie. Vanwege de vaak onleesbare handschriften en omdat het veel tijd kost om alles correct te verwerken. Dat moest anders, besloot uitzendorganisatie Wiertz Personeelsdiensten, onderdeel van Wiertz Company. Voor hun klant, dierentuin GaiaZOO in Kerkrade, verloopt de urenregistratie nu stukken efficiënter dankzij de invoering van PEP Flex.

VERGETEN BRIEFJES EN ONLEESBARE HANDSCHRIFTEN

Medewerkers in de horeca, parkdienst, groenvoorziening en achter de kassa’s: bij GaiaZOO in Kerkrade lopen heel wat flexkrachten van Wiertz Personeelsdiensten rond. “In de zomer zijn het er wel zestig tot zeventig”, vertelt inhouse intercedente Kim Heerings. “Tot voor kort werkten we nog met papieren urenbriefjes, die door de flexkrachten handmatig werden ingevuld en bij mij werden ingeleverd. Dat laatste werd nogal eens vergeten. Bovendien waren de briefjes vaak geschreven in een onleesbaar handschrift.”

‘Voorheen voerde ik een hele reeks uren handmatig in’

Handmatig invoeren van urenbriefjes

Het verwerken van de papieren urenbriefjes kostte heel veel tijd en was erg foutgevoelig, wat voor veel irritatie zorgde bij alle partijen. Kim: “Als een urenbriefje niet of verkeerd werd geregistreerd, moest ik veel heen en weer bellen met zowel de flexkracht als de inlener. Om vervolgens handmatig alle correcties en aanpassingen door te voeren. Daarbij moest ik een hele reeks uren handmatig intypen.” Op zoek naar een oplossing voor dit probleem, kwam Wiertz Personeelsdiensten samen met Nedap Staffing Solutions uit op PEP Flex. Dit is een online urenregistratiesoftwaretool waarmee papieren urenbriefjes tot het verleden behoren.

‘We kunnen met PEP Flex real-time zien wie heeft ingeklokt en wie niet’

Correcte urenregistratie met één muisklik

Sinds het invoeren van PEP Flex klokken flexkrachten in en uit met een pasje. Het systeem registreert de geklokte uren automatisch online. “Flexkrachten hoeven niks meer op te schrijven. Bovendien kunnen ze ook niet meer vergeten om hun uren door te geven. Dat regelt PEP Flex voor ze”, zegt Kim. “Ik zie in het systeem direct wie er heeft gewerkt en om hoeveel uur het gaat. Dat scheelt me een paar uur per dag! Nu is de urenregistratie een kwestie van één druk op de knop.”

Proactief handelen

De tijd die Kim overhoudt, kan ze nu besteden aan waar het echt om gaat: het vinden van de beste mensen. Bijkomend voordeel van PEP Flex is dat Wiertz Personeelsdiensten nu real-time kan zien wie heeft ingeklokt en wie niet. Als iemand niet heeft ingeklokt, kan Kim proactief contact opnemen met GaiaZOO om te overleggen of directe vervanging van de dienst noodzakelijk is. “Ook maken we iedere week een rapportage van de geklokte uren. Zo ziet onze opdrachtgever meteen hoeveel van de begrote uren ook daadwerkelijk gebruikt zijn.”

OVER WIERTZ COMPANY

Wiertz Personeelsdiensten is onderdeel van Wiertz Company. Met meer dan 80 vaste medewerkers en ruim 3.000 flexmedewerkers biedt Wiertz Company bij 600 werkgevers een dienstverlening aan die past binnen een professioneel personeelsbeleid en die bijdraagt aan het succes van organisaties.

Benieuwd wat Pep Flex voor jouw organisatie kan opleveren?

Wil je graag meer informatie over de PEP Flex en welke voordelen dit jou kan bieden. Dan kun je ons bellen op onderstaand nummer. Karen of Jelle helpen jou dan graag verder. 

Je kunt ook het contactformulier invullen en dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.

 

Bel direct

0544 – 47 16 96