De ervaring van Kroek & Partners

PEP Flex

Eén volledige werkdag bespaart door één geautomatiseerd proces. En hierdoor weer focus op zorg.

Bij Kroek wilden ze dat het weer kon gaan om de mensen. En niet over wel of niet goedgekeurde uurtjes. Toch kregen ze dat niet zomaar voor elkaar; tot begin 2018 registreerden zij gewerkte uren noodgedwongen via papieren urenbriefjes. Foutgevoelig en tijdrovend, maar Kroek vond geen partij die een passende oplossing bood. De back-office groeide en medewerkers en management voelden hun aandacht wegsijpelen uit hun core business: zorgen voor mensen. Tot ze met PEP in zee gingen. De eerste partij die haar beloftes waarmaakte en Kroek daarmee haar focus op zorg teruggeeft. Commercieel manager Daniel Waanders en financieel medewerker Ayla Overmars vertellen.

Niet winst- maar mensgedreven

“Met twee eigenaren die zelf uit de zorg komen, is het logisch dat wij bij Kroek niet winst- maar mensgedreven zijn. Bijvoorbeeld die keer toen we zonder twijfelen een team leverde waarvan we wisten dat het na twee maanden kosteloos door de vaste zorginstelling van een PGB-cliënt zou worden overgenomen. Geen winstbejag, maar hulp vanuit Kroek zodat haar vaste zorginstelling voor de cliënt kon blijven zorgen ondanks krappe budgetten en personeelstekort. Wij hielpen omdat we geloven dat de zorg daarom gaat: om het helpen van mensen.”

‘Urenregistratie werd een foutgevoelige en tijdrovende bezigheid waarmee we ons verder dan ooit van onze klanten af voelden staan.’

    

De mens achter het papier

“Toch merkten we dat het ondanks onze mensgedreven visie steeds meer om papier ging. De papieren urenbriefjes waar we mee werkten, slokten ons op. We werkten met uitgeprinte briefjes die medewerkers meenamen naar de klant, vervolgens met de hand invulden, wel of toch per ongeluk niet lieten ondertekenen en vervolgens naar ons terug stuurden per mail, post of op een andere manier. Dan konden wij aan de slag: alles met de hand invoeren. Een geestdodende, foutgevoelige en tijdrovende bezigheid waarmee we ons verder dan ooit van onze cliënten en krachten af voelden staan. Dus begonnen we in 2015 al te zoeken naar efficiëntere oplossingen. Dat verliep allesbehalve soepel.”

 

De juiste fit met PEP

“Wij hebben vele pogingen gedaan om onze uren te digitaliseren echter was er niet één oplossing met een goede fit. In de tussentijd bleven we verder werken met de fysieke urenbriefjes en zagen we onze back-office groeien. We waren inmiddels met drie FTE bezig met het verwerken van de urenbriefjes die binnenkwamen.

We kwamen in contact met PEP.  Nadat we veel partijen gepolst hadden, liet PEP zien dat zij hun beloftes ook echt waar maken. In onze ogen is PEP dan ook marktleider op het gebied van urenregistratiesoftware voor de uitzendbranche. Onder andere omdat PEP complexe uren met verschillende tarieven, zoals slaapuren, kan verwerken, maar ook omdat zelfs medewerkers die niet handig zijn met techniek het systeem snel onder de knie hebben. De implementatie van PEP hebben we in fases aangepakt:

  • Nedap kwam langs om iedereen in kleine groepjes uitleg te geven over de werking van PEP Flex.
  • Samen met Nedap informeerden en instrueerden we alle klanten en flexkrachten dat en hoe de urenregistratie voortaan via PEP Flex ging verlopen.
  • De software hebben we echt samen ingericht. Nedap begeleidde ons tot en met de eerste keer dat de uren geëxporteerd werden naar ons back-office systeem. Hadden we tussendoor vragen? Dan konden we rekenen op een snelle reactie.”
‘PEP liet zien dat zij als enige hun beloftes wel waar konden maken.’
‘Wij hebben één volledige werkdag teruggewonnen qua tijd.’

Makkelijk, sneller en overzichtelijk dankzij urenregistratiesoftware

“Inmiddels werken wij makkelijk, sneller en overzichtelijk dankzij de urenregistratiesoftware van PEP. En hebben wij één volledige werkdag teruggewonnen qua tijd! Voor ons is PEP een nieuwe stap richting de toekomst: wij verwachten verder te groeien en willen daarom onze processen zo efficiënt inregelen dat het tijdsbesparing oplevert. Het systeem waar we mee werken moet daarbij schaalbaar zijn. Alleen dan kan het bij Kroek blijven gaan om de zorg en niet over wel of niet goedgekeurde uurtjes.”

  

Over Kroek

Al zestien jaar bemiddelt Kroek&Partners professionals in de zorg; zzp’ers, detachering, payroll of uitzendwerk. Kroek werkt binnen jeugdzorg, gehandicaptenzorg, psychiatrie, verslavingszorg, forensische zorg, maatschappelijk werk en opvang en speciaal onderwijs. Passie en enthousiasme staan centraal binnen het hele team en in ieder werkveld.

Benieuwd wat Pep Flex voor jouw organisatie kan opleveren?

Wil je graag meer informatie over de PEP Flex en welke voordelen dit jou kan bieden. Dan kun je ons bellen op onderstaand nummer. Karen of Marieke helpen jou dan graag verder. 

Je kunt ook het contactformulier invullen en dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.

 

Bel direct

0544 – 47 16 96

Ik ben akkoord met de privacy policy van Nedap